POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
OBJETIVO
Establecer los criterios para la protección y el adecuado tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados, utilizados, circulados, actualizados y/o suprimidos por SERVIENVÍOS COMERCIALIZADORA S.A.S., garantizando el ejercicio de los derechos de los Titulares y el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.
ALCANCE
La presente Política aplica al tratamiento de datos personales realizado por SERVIENVÍOS COMERCIALIZADORA S.A.S., en calidad de Responsable del Tratamiento, respecto de la información personal de trabajadores, candidatos, representantes legales, contactos, proveedores, contratistas, aliados estratégicos, visitantes y demás personas naturales cuyos datos sean recolectados o tratados por la organización en desarrollo de sus actividades.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
SERVIENVÍOS COMERCIALIZADORA S.A.S., identificada con NIT 900722213-5, con domicilio en la Carrera 56 N.° 5A-62, Bogotá D.C., es el Responsable del Tratamiento de los datos personales. Para la atención de consultas y reclamos se ha designado a la Gerencia Administrativa y Financiera, a través del correo electrónico yudy.avila@servienvios.co y teléfono 320 429 1659.
TRATAMIENTO
La información correspondiente a datos personales que es manejada por la organización podrá ser sometida a distintas formas de tratamiento, tales como recolección, almacenamiento, organización, consolidación, actualización, rectificación, circulación, uso, y supresión de los datos.
FINALIDAD
Servienvíos Comercializadora SAS, solicitará solo los datos que en efecto necesite para el desarrollo de su operación y de la relación que lo vincula con los Titulares de los datos, y el tratamiento al cual serán sometidos.
Las finalidades en cada caso corresponderán a la autorización que hubiere sido otorgada por el titular y a manera enunciativa y no taxativa, se señalan las siguientes en consideración a las bases de datos existentes:
- Clientes y demás contrapartes: Gestionar la vinculación y relación comercial; crear y actualizar registros y usuarios; gestionar facturación, comunicaciones, solicitudes, quejas y reclamos; realizar consultas y verificaciones en centrales de información y/o de riesgo, cuando corresponda; realizar procesos de conocimiento y debida diligencia, incluyendo validaciones en listas restrictivas y demás fuentes de consulta definidas por la organización; verificar la información de representantes legales, contactos, accionistas y beneficiarios finales cuando corresponda; atender obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes; y desarrollar las actividades necesarias para la prestación de los servicios de Servienvíos.
- Proveedores, contratistas y aliados estratégicos: Gestionar los procesos de selección, vinculación, contratación, pagos y comunicaciones; realizar procesos de conocimiento y debida diligencia, incluyendo validaciones en listas restrictivas y demás fuentes de consulta definidas por la organización; verificar la información suministrada para la relación contractual y atender obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
- Candidatos y trabajadores: Gestionar los procesos de selección, contratación y administración de la relación laboral; gestionar nómina, prestaciones sociales y afiliaciones al Sistema de Seguridad Social; desarrollar las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo; gestionar información relacionada con evaluaciones médicas ocupacionales, incapacidades, restricciones y recomendaciones médico-laborales y demás información de salud requerida para el cumplimiento de las obligaciones legales; realizar procesos de conocimiento y debida diligencia, incluyendo consultas en listas restrictivas; gestionar comunicaciones, emergencias y control de acceso a las instalaciones; y atender obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
- Visitantes: Gestionar y controlar el ingreso, permanencia y salida de las instalaciones, mantener registros de acceso y adoptar medidas relacionadas con la seguridad de las personas, instalaciones e información.
- Videovigilancia: Captar, almacenar y consultar imágenes mediante sistemas de videovigilancia con fines de seguridad, control de acceso, protección de las personas, bienes e instalaciones y atención de incidentes de seguridad.
- Datos biométricos – huella dactilar: Realizar el registro y control de asistencia y cumplimiento de horarios del personal mediante sistemas de identificación biométrica.
DERECHOS DE LOS TITULARES
Son derechos de los titulares de la información, los siguientes:
- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a Servienvíos Comercializadora SAS.
- Solicitar prueba de la Autorización otorgada a Servienvíos, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
- Ser informado por Servienvíos del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus Datos Personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que fueron objeto de Tratamiento.
RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES - CANAL PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS POR EL TITULAR Y PROCEDIMIENTO
La Gerencia Administrativa y Financiera es el área responsable de atender las consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.
Para ejercer los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión, así como los demás derechos establecidos en la normatividad vigente, el Titular podrá presentar su solicitud a través del correo electrónico yudy.avila@servienvios.co, para que SERVIENVÍOS COMERCIALIZADORA S.A.S. adelante el procedimiento correspondiente.
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
Los Titulares o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos mediante consultas o reclamos dirigidos a SERVIENVÍOS COMERCIALIZADORA S.A.S., a través del correo electrónico yudy.avila@servienvios.co.
Consultas
El Titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de Servienvíos. La consulta deberá contener la identificación del Titular, sus datos de contacto y la descripción clara de la información que desea consultar.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos en la normatividad aplicable, podrán presentar un reclamo ante Servienvíos.
El reclamo deberá contener como mínimo:
- Nombre completo y apellidos del Titular.
- Documento de identificación.
- Datos de contacto, tales como correo electrónico y/o teléfono.
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Descripción del derecho que desea ejercer, según corresponda: actualización, rectificación, supresión, revocatoria de la autorización u otro relacionado con el tratamiento de sus datos personales.
- Documentos que soporten la solicitud, cuando aplique.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular o causahabiente podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Servienvíos, según corresponda.
VIGENCIA POLÍTICA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su aprobación y permanecerá vigente mientras SERVIENVÍOS COMERCIALIZADORA S.A.S. realice tratamiento de datos personales.
La Política podrá ser modificada o actualizada cuando se presenten cambios normativos, operativos, tecnológicos o en las finalidades y condiciones del tratamiento de datos personales. Las modificaciones sustanciales serán comunicadas a los Titulares a través de los medios dispuestos por la organización, cuando corresponda.
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento y los términos legales, contractuales o regulatorios aplicables.
Política aprobada por SERVIENVÍOS COMERCIALIZADORA S.A.S. el 4 de septiembre de 2026. Versión 002.